POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

INTRODUCCION

TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S identifica la información como un componente indispensable en la conducción y consecución de los objetivos definidos por la estrategia de la entidad, razón por la cual es necesario que TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S establezca un marco en el cual se asegure que la información es protegida de una manera adecuada independiente de la forma en la que esta sea manejada, procesada, transportada o almacenada.

 

  1. POLITICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACION

La protección de datos personales, consagrada constitucionalmente, es entendida como la facultad que tienen los individuos de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S, dentro de sus procesos administrativos y comerciales, conoce, almacena y trata datos personales, situación que genera una responsabilidad para el adecuado manejo de los mismos .Así las cosas, en cumplimiento de la normatividad vigente , en especial el artículo 15 de la constitución política , la ley 1266 del 2008 , ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario, TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S debe asegurarse de que cuando una persona suministra información para ser incorporada a las base de datos o archivos, existan los procesos adecuados para protegerlo y que se haga un uso adecuado de la misma, en ese sentido desarrolla la presente política de tratamiento de la información del cliente, proveedores y trabajadores.

Serán objeto de protección, los datos de aquellas personas que, en ejercicio de cualquier actividad, directa o indirecta, incluyendo las laborales y comerciales, sean estas permanentes u ocasionales, puedan suministrar cualquier tipo de información o dato personal a TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de datos personales y quien permitirá al titular de la información conocerla, actualizarla y rectificarla.

 

  • OBJETIVO

Definir los lineamientos para garantizar la protección de datos personales o de cualquier tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S, con el fin de regular la gestión de la seguridad de la información de la identidad en concordancia con la normatividad vigente al respecto.

  • ALCANCE

Las políticas de seguridad de la información cubren todos los aspectos administrativos y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios y terceros que laboren o tengan relación con TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S, para conseguir un adecuado nivel de protección de las características de seguridad y calidad de la información relacionada.

  • NORMATIVIDAD APLICABLE

 

  • Constitución política de Colombia
  • Ley 1581 del 2012
  • Ley 1266 de 2008 y concordantes
  • Decreto 1377 de 2013

 

  • DEFINICIONES

Titular de la información: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de habeas y demás derechos y garantías.

Fuente de información: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información en virtud de una relación o de un servicio o de cualquier otra  índole y que en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregara al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no a través de un operador  aquella tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.

Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Dato personal: Es información vinculada a una o varias personas determinadas que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos de la ley.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.

Responsabilidad del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos.

Autorización del titular: La información requiere una autorización previa e informada del titular la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Aviso de privacidad: Comunicación escrita generada por la empresa dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, donde se informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales .

Dato público: Es la información  concreta que está a disposición del público en general.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles de la intimidad del titular o cuyo uso indebido  puede generar su discriminación tales como aquello que revelen el origen racial o étnico,  orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Transferencia: La  transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la república de Colombia cuando tengan por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable .

Principios: TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S aplicara dentro de su política de tratamiento de datos, para efectos de interpretación y aplicación, los principios constitucionales y legales en el tratamiento de la información como son:

  • principio de seguridad
  • principio de confidencialidad
  • principio de transparencia
  • principio de legalidad en materia de tratamiento de datos
  • principio de acceso y circulación restringida

Derechos de los usuarios: De acuerdo con el artículo octavo de la ley 1581 de 2013, los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento de la información, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de la información de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la citada ley.
  3. Ser informado por el responsable del tratamiento de información previa solicitud respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la citada ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento de la información no se respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de la información  el responsable ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Legitimación para el ejercicio del derecho del titular: Los derechos de los titulares se podrán ejercerse por las siguientes personas:

  • Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S
  • Por los causahabientes del titular (en los casos que este falte por muerte o incapacidad), quienes deberán acreditar tal calidad.
  • Por el representante y apoderado del titular, previa acreditación de la representación o poder correspondiente.
  • Por estipulación a favor de otro o para otro.

 

  1. CONDICIONES GENERALES

 

  • Identificación :

 En cada una de las dependencias de TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S se deben identificar los datos personales que se encuentran bajo su manejo y custodia.

  • Protección

De acuerdo con el artículo 15 de la constitución política de Colombia, y su desarrollo legal y jurisprudencia, se debe garantizar en todo momento el derecho a la intimidad y a realizar actualizaciones y rectificaciones sobre su respectiva información.

TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S cumpliendo con la norma adoptara las siguientes políticas de tratamiento de la información:

  1. a) Toda información relativa al titular de los datos no podrá ser consultada, accedida o solicitada sino por el titular de la misma o un apoderado debidamente facultado.
  2. b) Para los casos de los datos de los menores de edad, en virtud de la patria potestad dicha información podrá ser consultada por sus padres.
  3. c) El titular de la información podrá acceder en cualquier momento a sus datos que repose en la empresa.
  4. d) En todo el caso el titular de los datos podrá solicitar la respectiva actualización o rectificación que pueda proceder.
  5. e) Los datos, deberán conservarse con diligencia y cuidado.
  6. f) En caso de pérdida de los datos TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S deberá informar dicha situación.
  7. g) Cuando la información se encuentre en medio digital se debe conservar copias de seguridad de la misma.
  8. h) Propender por la digitalización y manejo electrónico de los documentos con su debida copia de seguridad.

 

2.3 DEBERES DE TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S

El responsable del tratamiento de la información deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

  1. a) Garantizar al titular, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. b) Solicitar y conservar en las condiciones previstas en la citada ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento de la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento de la información todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento de la información.
  8. h) Suministrar al encargado del tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley.
  9. i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  10. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley.
  11. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para la atención de consultas y reclamos.
  12. l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  13. m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  14. n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio”.

2.4 Casos en que no es necesaria la autorización

  • Información requerida por una autoridad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza publica
  • Casos de urgencia médica o sanitaria
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el registro civil de las personas

 

  1. Área responsable de la atención de la atención de peticiones consultas y reclamos en la relación con el tratamiento de datos en TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S.

La oficina  de gerencia será la dependencia responsable de atender las peticiones, consultas y reclamos, donde el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

 

  • Procedimiento para ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la información.

Los titulares, o personas podrán solicitar a través del correo electrónico gerencia@territoriocolombia.com o sig@territoriocolombia.com la información personal del titular que repose en cualquier base de datos y archivos de TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S.

En cualquier caso, las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibido. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informara al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S.

El reclamo lo podrá presentar el titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012, a través del correo electrónico gerencia@territoriocolombia.com o sig@territoriocolombia.com

En cualquier momento y de manera gratuitita el titular o su representante podrán solicitar a través de este correo electrónico la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad. Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

  • El titular previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
  • Su representante, previa acreditación de la representación. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.

Así mismo la solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través del correo electrónico Correo Electrónico del responsable: gerencia@territoriocolombia.com o sig@territoriocolombia.como al teléfono del responsable: 3004767 / 3003075 y debe contener como mínimo la siguiente información:

  1. a) El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
  2. b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  3. c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
  4. Datos personales recolectados con anterioridad al 27 junio de 2013

En cumplimiento de lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, el cual reglamenta la Ley 1581 de 2012 (Estatutaria para la protección de datos personales), TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S., se permite informar que con anterioridad al 27 de junio de 2013 ha recolectado y procesado datos personales con el objeto de desarrollar las funciones propias de la TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S en su condición de empresa de la industria del transporte terrestre automotor, mediante el suministro de vehículos propios o ajenos, asociados o administrados por la sociedad , intervención de la industria del transporte de carga como prestadores de servicios.

TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S como institución que almacena y recolecta datos personales requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria, y debidamente informada, permita a todas las dependencias administrativas, recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar y disponer de los datos que han sido suministrados y que se han incorporado en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo propios de la TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S. Esta información es y será utilizada como ya se mencionó en el desarrollo de las funciones propias de su actividad en su condición de empresa privada, de forma directa o a través de terceros, lo anterior de conformidad con las políticas de tratamiento de datos personales que serán publicadas en la cartelera de TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S.

En los términos dispuestos por el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, queda autorizada de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito dentro de los treinta (30) días hábiles contados a partir de la recepción de la presente comunicación a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto: gerencia@territoriocolombia.com o sig@territoriocolombia.com

En el evento en que usted considere que TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarnos a través de una comunicación motivada dirigida a la Oficina de gerencia de TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S o gerencia@territoriocolombia.com o sig@territoriocolombia.com

TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S   tiene la obligación de rectificar y actualizar la información inexacta, incompleta o desactualizada a solicitud del titular de conformidad con el procedimiento y los términos señalados. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

El Titular de la información tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a TERRITORIO COLOMBIA VIAJES Y TURISMO S.A.S la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

  1. a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  2. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

La presente Política de tratamiento de datos entrará en vigor a partir del 3 de Abril de 2018.

 

KAREM RUIZ

Gerente General

03 Abril 2018